Bitte melden Sie sich an, um auf die Beratungsdaten zuzugreifen.
Vor Veröffentlichung ergänzen und prüfen: Verantwortliche Stelle, Hostinganbieter, konkrete Löschfristen, Rechtsgrundlagen einschließlich etwaiger besonderer Kategorien personenbezogener Daten sowie bestehende Dienstleisterverträge. Diese Erklärung ist ein anpassungsbedürftiger Entwurf.
Diese Anwendung unterstützt die interne Erfassung und Bearbeitung sozialer Beratungsanfragen. Dabei können personenbezogene Daten von ratsuchenden Personen und von Mitarbeitenden verarbeitet werden. Datenschutzrechte können bei der unten zu ergänzenden verantwortlichen Stelle geltend gemacht werden.
Verantwortliche Stelle: [Name der verantwortlichen Organisation ergänzen]
Anschrift: [Straße, Hausnummer, PLZ, Ort ergänzen]
Telefon: [Telefonnummer ergänzen]
E-Mail: [Kontaktadresse ergänzen]
Datenschutzkontakt / Datenschutzbeauftragte Stelle, sofern erforderlich: [ergänzen]
Die Datenbankanbindung erfolgt über MySQL/MariaDB. Die Anwendung wird auf einem Server betrieben; dessen Anbieter und Standort sind noch zu benennen: [Hostinganbieter, Anschrift, Serverstandort und Datenschutzhinweis ergänzen]. Beim Zugriff können technische Server-Protokolldaten einschließlich IP-Adresse, Zugriffszeit und Browserinformationen verarbeitet werden. Umfang und Aufbewahrungsfrist sind mit dem Hoster zu klären.
Im aktuellen Anwendungscode werden Tailwind CSS von cdn.tailwindcss.com und die Schriftart Inter über fonts.googleapis.com eingebunden. Hierdurch können Verbindungsdaten an externe Anbieter übertragen werden. Vor produktivem Einsatz ist deren datenschutzrechtliche Bewertung bzw. eine lokale Bereitstellung erforderlich.
Für Beratungsanfragen können Pseudonym/Code, Alter und Geschlecht (jeweils freiwillig), Beratungsdatum, Kategorie, Bearbeitungsstatus sowie freiwillige Kontaktdaten (Telefon, E-Mail und weitere Kontaktmöglichkeiten) erfasst werden. Verlaufseinträge enthalten Datum und Gesprächsnotizen. Je nach Inhalt der Freitexte können darin auch sensible Angaben, etwa zur Gesundheit oder sozialen Situation, stehen.
Zur Benutzerverwaltung werden Benutzername, Rolle, ein gesicherter Passwort-Hash und technische Kontodaten gespeichert. Neue Beratungsanfragen und Verlaufseinträge werden dem angemeldeten Benutzer als Ersteller zugeordnet.
Die Angaben dienen der Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Beratungsanfragen, der Zusammenarbeit berechtigter Mitarbeitender sowie dem Betrieb und der Absicherung der Anwendung. Die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO sind abhängig vom konkreten Beratungsangebot und der Stellung der verantwortlichen Stelle vor Veröffentlichung festzulegen. Für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist gegebenenfalls zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO erforderlich. Eine pauschale Berufung auf eine Einwilligung genügt hierfür nicht.
Die Anwendung sieht eine Anmeldung und die Rollen „Admin“ und „Berater“ vor. Welche Beschäftigten tatsächlich auf welche Beratungsdaten zugreifen dürfen, muss organisatorisch festgelegt und geprüft werden. Eine mögliche Verarbeitung durch Hosting- oder technische Dienstleister ist anhand der eingesetzten Dienste zu konkretisieren. [Empfänger / Auftragsverarbeiter und gegebenenfalls Drittlandtransfers ergänzen].
Beratungsanfragen können in der Anwendung gelöscht werden; dabei werden zugehörige Verlaufseinträge entfernt. Für produktiv gespeicherte Daten, Serverprotokolle und heruntergeladene SQL-Datenbanksicherungen müssen angemessene und rechtlich geprüfte Aufbewahrungs- sowie Löschfristen festgelegt werden. [Konkrete Fristen, Umgang mit Backups und Löschverfahren ergänzen].
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie gegebenenfalls Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Betroffene Personen können sich zudem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Beratungsinhalte sollten auf das erforderliche Maß beschränkt werden. Der SQL-Export kann auch personenbezogene Beratungsdaten und Benutzerkonten enthalten und ist daher besonders geschützt aufzubewahren. Die Sicherheit der Anwendung hängt unter anderem von Serverkonfiguration, Transportverschlüsselung, Rollenberechtigungen, Passwortverwaltung und einem geprüften Sicherungskonzept ab; eine vollständige DSGVO-Konformität lässt sich nicht allein aus der Anwendung ableiten.